Die Datengrundlage der Evaluation lieferten 20 Werkstätten, von denen etwa 15 bereits in unterschiedlichen Stadien mit hBRP arbeiteten. In einem ersten Schritt wurde bis Anfang Mai 2018 eine repräsentative Stichprobe gebildet. Als Vergleichsgruppe wurden etwa fünf weitere Werkstätten herangezogen, die nicht mit harmonisierten Bildungsrahmenplänen arbeiteten.
Die Auswahl der Modellwerkstätten erfolgte auf Basis von Daten der BAG WfbM. Zentrales Auswahlkriterium: zwei Berufsfelder pro Modellwerkstatt sowie die Beendigung des Durchlaufens des Berufsbildungsbereiches innerhalb der Projektlaufzeit. Die Auswahl der Berufsfelder (zu Beginn der EvaBi-Studie sind 14 Bildungsrahmenpläne harmonisiert) wurde sowohl hinsichtlich der Bedarfe der Modellwerkstätten als auch mit Blick auf ihre Arbeitsmarktrelevanz getroffen.
Für die Dauer des Forschungsprojektes wurde vonseiten der Werkstätten jeweils ein Koordinator benannt, der für die Universität Würzburg den zentralen Ansprechpartner darstellt.
Eine Anonymisierung der gewonnenen Daten wurde durch eine personenbezogene Codierung von Daten gewährleistet. Die wissenschaftliche Begleitung erhielt lediglich die codierten Daten, sodass eine Zuordnung zu Einzelpersonen nicht möglich war.